Beschlussvorlage - BV/2020/0220

1)     Gemäß dem Antrag der "Erich Ferdinand Bläse Stiftung für Wohlfahrtspflege Sankt Ingbert" vom 29.01.2020 auf Übernahme der Kassengeschäfte wird diese der Stadtkasse als "Fremdes Kassengeschäft" übertragen.

2)     Es ist hierfür eine Sonderkasse einzurichten.

Die "Erich Ferdinand Bläse Stiftung für Wohlfahrtspflege Sankt Ingbert" hat mit Schreiben vom 29.02.2020 die Übernahme ihrer Kassengeschäfte durch die Stadt beantragt.

Bisher wurde die Buchhaltung und Kassenführung der Stiftung eigenständig über die Buchhaltungssoftware DATEV durchgeführt. Eine Einarbeitung der neuen Geschäftsführung in die Software bedeutet einen erheblichen Zeitaufwand. Zudem fallen für die Stiftung jährliche Lizenzkosten für die Software (ca. 300 €) sowie Kosten für die Erstellung des Jahresabschlusses durch eine Steuerberatungsfirma in Höhe von 3.500 € an.

Im Fall der Einrichtung einer Sonderkasse würde die Erfassung und Buchung der Belege vollständig über die städtische Finanzsoftware mpsNF erfolgen, was eine erhebliche Vereinfachung sowohl bei der Überweisung der Zahlungen, der Überwachung der Zahlungseingänge und der Erstellung des Jahresabschlusses bedeuten würde. Mehrfache (z.T. handschriftliche) Eintragungen gleicher Daten und aufwendige Überprüfung der Zahlungseingänge könnten entfallen. Auch die Aufstellung des Jahresabschlusses kann im Rahmen von Geschäftsbesorgungsverträgen durch die Stadtverwaltung erfolgen.

Hierdurch würde sich auch die Erledigung der Gebäudeverwaltung durch die städtische Abteilung Gebäudemanagement im Rahmen eines Geschäftsbesorgungsvertrages erleichtern.

Die Übertragung der Kassengeschäfte der Stiftung auf die Stadtkasse stellt für diese ein "Fremdes Kassengeschäft" dar.

Nach § 97 KSVG erledigt die Gemeindekasse alle Kassengeschäfte der Gemeinde. In § 20 Abs. 1 Satz 2 KommHVO ist geregelt, dass der Bürgermeister der Gemeindekasse weitere Aufgaben übertragen kann.

Die Übernahme fremder Kassengeschäfte sollte nur erfolgen, wenn dies durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes bestimmt ist oder wenn die Gemeinde durch Vereinbarung oder Vertrag die Erledigung von Kassengeschäften Dritter übernimmt.

Die Übernahme der Kassengeschäfte durch Vertrag sollte im Interesse der Gemeinde liegen, die eigenen Aufgaben nicht beeinträchtigen und es sollte gewährleistet sein, dass die fremden Kassengeschäfte bei der Prüfung der Gemeindekasse mitgeprüft werden können.

Die Vorgänge aus der Erledigung fremder Kassengeschäfte sind von den Kassengeschäften der Gemeinde zu trennen.

Die Satzung der Erich Ferdinand Bläse-Stiftung für Wohlfahrtspflege in Sankt Ingbert sieht in § 2 als Zweck der Stiftung die Förderung der Altenhilfe sowie die Förderung der Wohlfahrtspflege in St. Ingbert sowie die finanzielle Förderung von sozialen Projekten in St. Ingbert vor. Außerdem ist in § 7 Abs. 2 der Satzung geregelt, dass der Oberbürgermeister kraft seines Amtes Vorstandsvorsitzender ist und der Vorstand aus 4 städtische Bediensteten sowie 2 honorigen St. Ingberter Bürgern bestehen muss.

Hieraus ist zu folgern, dass die Erledigung der Kassengeschäfte der Bläse-Stiftung für Wohlfahrtspflege im Interesse der Stadt St. Ingbert liegt.

Gemäß Rücksprache mit der Stadtkasse kann diese die Geschäfte wahrnehmen und die eigenen Aufgaben werden dadurch nicht beeinträchtigt.

Die Rechnungsprüfung kann das Kassengeschäft bei der Prüfung der Gemeindekasse mitprüfen.

Zur Trennung von den Büchern der Gemeinde wird eine Sonderkasse eingerichtet.

Die Verwaltung schlägt vor, dem Antrag der Erich Ferdinand Bläse-Stiftung für Wohlfahrtspflege zuzustimmen.